10 Jul 2015

Registro acepta proteger los secretos de las empresas

Registro acepta proteger los secretos de las empresas

Una instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado permite a las compañías enviar sus libros telemáticamente con los datos cifrados y no habrá sanción para quienes no lo hicieron este año.

Secretos de las Empresas

Las empresas ya pueden respirar tranquilas porque los secretos seguirán a buen recaudo, fuera de miradas indiscretas. Ayer se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) una nueva instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado que garantiza la confidencialidad y la seguridad informática de todos los datos remitidos telemáticamente al Registro Mercantil. Además, se ha aprobado una moratoria para su aplicación, de forma que ninguna empresa será sancionada por no haber cumplido este trámite durante el presente ejercicio.

La polémica surgió hace unos meses en torno a la obligación de tener que remitir telemáticamente al Registro Mercantil los libros societarios, es decir, aquellos en los que quedan reflejados, por ejemplo, las reuniones del consejo de administración, donde se debaten aspectos tan delicados como la estrategia de la compañía.

Hasta ahora, una empresa llevaba esta información en un libro con hojas en blanco, facilitado por un registro mercantil. Cuando se completaba, se volvía a llevar a este organismo, que lo sellaba, y era la sociedad quien lo custodiaba, sin que nadie externo a la compañía hubiera tenido acceso a esta información.

Sin embargo, este año, todas las empresas debían realizar este trámite de forma telemática, por ejemplo, por email. Entonces, saltaron las alarmas, porque estaba en juego la confidencialidad de la información. Por ese motivo, varias compañías cotizadas, a través de Emisores Españoles, encargaron al despacho Hogan Lovells que presentara un recurso para intentar paralizar esta medida. El 27 de abril, tan sólo tres días antes de que expirara el plazo para presentar todos los libros telemáticamente, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, decretó la suspensión cautelar.

Confidencialidad de los trámites

Como respuesta, una nueva instrucción clarifica el procedimiento y garantiza la seguridad y confidencialidad del trámite, por lo que la suspensión podría quedar sin efecto. Los empresarios podrán presentar la información sin cifrar, de forma normal, por email, pero entonces el registrador está obligado a borrar inmediatamente la información una vez expedida la certificación, según explica Lucas Osorio, socio director de Hogan Lovells.

Quienes quieran más garantías, pueden remitir los libros cifrados, a través de dos algoritmos, de forma que el registrador no podrá acceder a la información, pero a través de una huella digital las actas quedan certificadas y no podrán ser alteradas posteriormente. La tercera vía es autorizar un doble cifrado a través de una compañía externa de servicios de certificación.

Además, la instrucción establece un régimen transitorio para los libros abiertos hasta el 31 de diciembre de 2014, que podrán presentarse de la forma tradicional. Este punto generaba incertidumbre, ya que muchas empresas, confiando en que prospera el recurso presentado, no llegaron a enviar la información de forma telemática, arriesgándose a una posible sanción.

Nueva instrucción de Justicia

  • Se garantiza el borrado inmediato de la información remitido al registro una vez expedida la certificación.
  • Los registradores y los empleados del organismo están sujetos a la Ley de Protección de Datos.
  • Los empresarios tienen libertad para decidir si envían la información abiertamente o utilizando mecanismos de cifrado digital.
  • Si está cifrado, el registrador certifica el libro, pero sin acceder a los datos.
  • Se establece un régimen transitorio para aquellas compañías que tuvieran los libros abiertos antes del 31 de diciembre de 2014.
  • No tendrá aplicación para uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones o fundaciones, entre otras.

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