Es obligación del administrador de fincas devolver la contabilidad y los libros de actas cuando fuese requerido por la Comunidad de propietarios. Cuando la Comunidad de propietarios solicita dicha entrega, existe obligación del administrador de fincas de devolver la contabilidad, los libros de actas y la documentación que se le requiera.
Obligación administrador de fincas devolver contabilidad, libros de actas y documentación
No sólo se le condena a la mera entrega física de dichos documentos, sino que además se le condena al pago de una indemnización por los daños y perjuicios que su omisión en la devolución, le ha deparado a la Comunidad de Propietarios.
Los preceptos legales que se esgrimen en muchas de las ocasiones para condenar al administrador a dicha devolución, se basan en las obligaciones del mandatario, puesto que se equipara con dicha figura al administrador de fincas. El Código civil, establece respecto del mandatario lo siguiente:
Código Civil: ” El mandatario queda obligado por la aceptación a cumplir el mandato, y responde de los daños y perjuicios que, de no ejecutarlo, se ocasionen al mandante” y ” todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al segundo.”
Documentación a entregar por Administrador cesado o que renuncie a su cargo
Un primer plazo de 10 días desde la efectividad de la remoción o renuncia para la entrega de la documentación para garantizar la gestión diaria y seguridad jurídica del cliente, así como el cumplimiento de las obligaciones periódicas (criterio colegial). Un segundo plazo de 45 días para la entrega del resto de la documentación al cierre contable.
Cualquier entrega de documentación, se deberá acompañar con una relación detallada de lo que se entrega y esta deberá ser firmada con el recibí del Presidente.
Dentro del plazo de 10 días debe entregar la siguiente documentación
- Listado de propiedades, coeficientes, propietarios teléfonos y direcciones y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias.
- Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de las posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes. Es importante también que se indique si existen derramas, la fecha de finalización de la misma.
- Fotocopia legible de la última nómina de los empleados de la comunidad.
- Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados.
- Tarjeta de identificación fiscal y sus etiquetas correspondientes para poder pagar los impuestos del 111, 347, etc.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con el Banco. Que personas disponen de firma y si la cuenta tiene carácter solidario o mancomunado.
- Entrega de los talonarios y/o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.
- Listado de proveedores, incluyendo al menos el teléfono de contacto.
- Contrato de la póliza de seguros, con indicación del próximo vencimiento, así como el teléfono de asistencia para posibles siniestros.
- Libro de actas en curso, con indicación ante quién está legalizado, numeración de las hojas y última transcrita en el mismo.
- Copia de los Estatutos y del Título constitutivo (Escritura de obra nueva y división horizontal).
- Copia de la última indicación efectuada de los recibos que se pagan en finca.
- Sello de la comunidad de propietarios.
Debemos tener en cuenta siempre
Si el administrador de la comunidad es cesado por la Junta de propietarios no puede oponerse a entregar la documentación de la Comunidad. Dicho lo anterior, a quien debe entregarle dicha documentación es al Presidente de la comunidad, no a cualquier otro vecino. Toda esta documentación que se deberá facilitar al Administrador entrante se realizará en el despacho del administrador saliente o allí donde acuerden las partes.
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