20 Ene 2016

¿Están preparados bufetes abogados para reto papel cero?

¿Están preparados bufetes abogados para reto papel cero?

La revolución que impone Lexnet está cambiando radicalmente la gestión y la organización interna de los despachos de abogados. Las firmas llevan meses trabajando para estar preparadas.

Bufetes abogados y Lexnet

Desde el 1 de enero, los abogados están obligados por ley a emplear sistemas telemáticos para la presentación de escritos y documentos y para la realización de actos de comunicación ante los órganos judiciales. Este nuevo panorama ha revolucionado los juzgados y tribunales de toda España, pero también la organización interna de los bufetes de abogados.

El uso de la plataforma Lexnet, que implica que cada letrado deba acceder al sistema con firma electrónica individualizada, obliga a estudiar nuevos procedimientos en los despachos de abogados. Las firmas con estructura empresarial cuentan, por lo general, con un departamento de gestión documental formado por personal administrativo que se encarga de tareas como la recepción y envío de escritos e integración en la herramienta de gestión interna y posterior comunicación a los letrados. La llegada de Lexnet obliga a replantear toda esta organización, tal y como apunta Carmen González Tovar, responsable de gestión documental de Ceca Magan Abogados. Según explica, aunque en su despacho se han preparado para la llegada de Lexnet, existen incógnitas en cuanto a su operativa diaria, especialmente en lo que afecta al nombramiento de sustitutos y terceros autorizados que puedan acceder a los buzones de los letrados.

En los últimos meses los despachos han trabajado contrarreloj, creando equipos multidisciplinares, impartiendo formación tanto a letrados como a personal administrativo y buscando la forma de agilizar los procesos.

Entre las actuaciones puestas en marcha en Cuatrecasas, sus centros de gestión del conocimiento han elaborado un protocolo interno de comunicaciones electrónicas con la Administración de Justicia y se ha instado a mejorar la gestión del tiempo para la presentación de documentación. Fedra Valencia, socia del área de contencioso, reconoce que “los inicios requieren un esfuerzo adicional en formación de los profesionales, pero es de esperar que los inconvenientes que van surgiendo se resuelvan en los próximos meses”.

En la misma línea, Carlos López-Quiroga, socio responsable de sistemas de Uría Menéndez, señala que puede ser un cambio costoso al principio, pero necesario para la modernización del sistema de Justicia, y explica que en la firma “se ha trabajado para dotar a los profesionales de los medios técnicos y aplicaciones informáticas necesarias para automatizar los procesos que tienen que realizar los abogados, como la incorporación de su firma electrónica a los documentos que lo precisen, todo ello en línea con el proceso de digitalización documental iniciado hace años”.

Laboral

Los despachos con mayor peso en laboral son los más afectados, puesto que en esta jurisdicción no es preceptivo el procurador, algo que afecta a firmas como Sagardoy. El socio Román Gil Alburquerque, que lidera el proceso en la firma, señala que, entre las medidas adoptadas, tienen previsto registrar a todas las secretarias como personal autorizado y designar varios abogados sustitutos. Además, quieren prevenir imprevistos exigiendo a los letrados contar con varias tarjetas electrónicas (la de la Abogacía, la de la Fábrica de Moneda y Timbre y el DNI electrónico).

Letrados sustitutos y personal autorizado

El acceso de los abogados al sistema con firma electrónica individualizada genera algunos problemas organizativos en las firmas. Según explica Carmen Pérez-Andujar, diputada del Colegio de Abogados de Madrid responsable de la implantación de Lexnet, “no existe la posibilidad de acceder con una firma electrónica de persona jurídica, lo que incide en la gestión de medianos y grandes despachos en los que se suele centralizar la gestión procesal en un departamento administrativo o paralegal”, pero señala que “el Ministerio de Justicia ha mejorado la plataforma incorporando las figuras del sustituto y del autorizado, permitiendo, en este último caso, que el acceso pueda realizarse por personas distintas al profesional firmante de los escritos procesales”.

Maitane Valdecantos, abogada en Grupo Eurotax y coordinadora en materia de formación en papel cero del Colegio de Abogados de Vizcaya, pone una pega a la figura del sustituto y es que sólo se le puede nombrar con carácter general y no para un asunto puntual, lo que implica que tendrá acceso a la información y documentación que obre en la plataforma de todos los expedientes del primero, con las implicaciones en materia de protección de datos que ello supone. La figura del “tercero autorizado” también está generando dudas y varía en función de la plataforma a la que se acceda (la del Ministerio, la de la Abogacía o las de varias comunidades autónomas).

Designación de letrados

Un ejemplo de cambio organizativo que puede plantearse tiene que ver con la designación del letrado director de los procedimientos. Según explica la abogada Maitane Valdecantos, “las plataformas notificarán a quien aparezca como letrado director de la defensa jurídica en un determinado procedimiento, algo que tiene una gran relevancia organizativa, puesto que es habitual que en un procedimiento haya varios letrados intervinientes en despachos de cierto tamaño, o que incluso todos los procedimientos se encabecen por el director de la firma”.

En este sentido, señala que puede suceder que las notificaciones aparezcan en el buzón de quien esté designado en el procedimiento como letrado, por lo que podría darse la situación de que todas ellas aparezcan en la sesión del socio director, sin que el resto de profesionales reciba nada. En su opinión, “esto supondrá un cambio radical en la designación de letrado a efectos del procedimiento, encabezándose por quien lleve en mayor medida, la defensa en ese determinado procedimiento”.

Incidencias en el arranque de Lexnet

La llegada del papel cero a los juzgados está poniendo a prueba a todo el sector legal. Además de algunas incidencias técnicas, los despachos de Abogados Tenerife se muestran preocupados por la ralentización de procesos al grabar los documentos en soportes digitales. Pero, sobre todo, lamentan la existencia de diferentes plataformas según la comunidad autónoma en la que se trabaje. A todo ello se suma la proliferación de normas internas de los diferentes juzgados y tribunales de toda España, estableciendo sus propias pautas de actuación. La Audiencia Nacional, por ejemplo, publicó hace unos días una instrucción para regular la presentación de escritos por Lexnet en sus oficinas judiciales penales. Además, se están produciendo prórrogas en la puesta en marcha en algunas regiones. El departamento de Justicia de la Generalit de Cataluña, que cuenta con su propia plataforma, reconocía, a mediados de diciembre, que el uso de sistemas telemáticos no sería efectivo el 1 de enero, sino que se haría de forma progresiva, con plazos que en algunos casos llegan hasta junio. Lo mismo sucederá con País Vasco y Cantabria, que sólo cumplirán parcialmente con la fecha prevista, tal y como reconoció el ministro de Justicia a finales de diciembre, mientras que Comunidad Valenciana aparece como la más problemática. En Madrid, un acuerdo firmado por el juez decano, Antonio Viejo, el pasado 4 de enero señalaba que hasta el día 31 de este mes, los juzgados continuarán exigiendo la presentación de los documentos procesales en papel, además de en formato electrónico. Además, la Comisión Mixta de Justicia de la Comunidad de Madrid ha presentado una batería de medidas para paliar las disfunciones generadas en la región.

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